Die Vorteile digitaler Buchführung
Im Finanz- und Steuerwesen gibt es einige Wortungetüme. Hinter der Abkürzung GoBD verbergen sich zum Beispiel die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Ein sperriger Begriff, den Unternehmer trotzdem kennen sollten, um aktuelle Anforderungen zu erfüllen und wirtschaftliche Schäden zu vermeiden. Auch für Küchenstudio-Inhaber hat die Verwaltungsanweisung, die im Herbst 2014 veröffentlich wurde, große Relevanz. In der GoBD stellt die Finanzverwaltung konkrete Anforderungen an IT-gestützte Prozesse. Im Wesentlichen geht es darum, dass die Finanzverwaltung die Buchführung eines Küchenstudios nachvollziehen und nachprüfen kann. Bevor es Computer gab, war das relativ einfach. Belege, Rechnungen, Kontoauszüge etc. wurden nach einem bestimmten System abgeheftet. Kam der Steuerprüfer, wurden die Ordner entstaubt und ihm zur Verfügung gestellt.
Was ist das Original?
Heute haben wir eine bunte Mischung aus digitalen Dokumenten und Papieren. Manche Rechnungen, zum Beispiel die Telefonrechnung, die in die Betriebskosten einfließt, gibt es gar nicht mehr in physikalischer Form. Gerade kleinere Unternehmen verfahren dann wie folgt: Das Rechnungs-PDF wird ausgedruckt. Das ausgedruckte Papier wird in die Unterlagen aufgenommen. Doch welches Dokument ist hier das Original und unterliegt einer Aufbewahrungspflicht? Papier oder PDF? Um es kurz zu machen: Es ist das digitale Dokument. In der Buchführung müssen also sowohl physische als auch digitale Dokumente aufbewahrt werden.
Gefahr der Nachschätzung
Wenn ein Küchenstudio nun seinen Weg gefunden hat, relevante Dokumente aufzubewahren, heißt das noch nicht, dass den Anforderungen der GoBD genüge getan ist. Erforderlich ist nämlich darüber hinaus eine Verfahrensdokumentation. Sie muss eine detaillierte Beschreibung aller Datenverarbeitungssysteme, die in einem Betrieb zum Einsatz kommen, enthalten. Zuständigkeiten, Kontrollsysteme, Datenschutz, Art und Umgang mit Dokumenten – all das ist Teil einer vollständigen Verfahrensdokumentation. Hat ein Unternehmen in diesem Bereich unsauber oder gar nicht gearbeitet, kann es Probleme geben: „Soweit eine fehlende oder ungenügende Verfahrensdokumentation die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit beeinträchtigt, liegt ein formeller Mangel mit sachlichem Gewicht vor, der zur Verwerfung der Buchführung führen kann.“ So steht es in der GoBD – und was eine Verwerfung der Buchführung bedeuten kann, ist ziemlich unangenehm. Es drohen Nachschätzungen und Nachforderungen der Finanzverwaltung.
Vor der Digitalisierung
Befeuert durch Corona denken Küchenstudios verstärkt über Digitalisierung nach. Vielfach wurden wichtige Schritte unternommen, um den Küchenhandel ins digitale Zeitalter zu führen: Online-Tools erleichtern den Kundenkontakt und machten es sogar während des Lockdowns möglich, die Geschäfte weiterzuführen. Dieser Weg sollte weiter beschritten werden – und unbedingt um eine Digitalisierung der Buchführung erweitert werden. Einerseits, um die beschriebenen Ansprüche der GoBD zu erfüllen; andererseits, um die Buchführung zu erleichtern. Aktuell steht zwischen Unternehmen und Steuerberatung meist ein Ordner: Darin werden die buchführungsrelevanten Belege gesammelt und irgendwann an den Steuerberater übergeben. Der Steuerberater macht seine Auswertungen und schickt den Ordner dann zurück, wo er wieder in der Ablage landet. Ein System, das sich lange bewährt hat, das aber auch zeitintensiv und recht starr ist. Ein wenig so, als würde man bewusst keine E-Mail benutzen, weil es ja auch die Post gibt.
Schon seit 1966: Buchführung mittels EDV
Digitalisierung der Buchführung. Das hört sich nach einem riesigen Projekt an – und lässt sicherlich gerade kleinere Betriebe vor einem solchen Vorhaben zurückschrecken. Doch die Realität ist einfacher, als man denkt. Hier kommt die DATEV und mit ihr das zweite Wortungetüm ins Spiel: 1966 gründen 65 Steuerbevollmächtigte die „Datenverarbeitungsorganisation der Steuerbevollmächtigten für die Angehörigen des steuerberatenden Berufes in der Bundesrepublik Deutschland“, kurz: DATEV. Ihr Ziel war es, die Buchführung für ihre Mandanten durch Einsatz von EDV zu erleichtern. Und nichts anderes macht die DATEV bis heute. Insbesondere hat sie Software-Tools entwickelt, mit denen die Buchführung einfach und leicht verständlich ins Digitalzeitalter überführt werden kann.
Geschäftsführung ohne Blindflug
Eine digitale Buchführung spart nicht nur Wege, vereinfacht den Workflow und schafft Prozesssicherheit nach GoBD – sie hat auch Auswirkungen auf das Management. Da Auswertungen stets aktuell online vorliegen, hat das Küchenstudio jederzeit Zugriff auf eine top-aktuelle Buchführung. Infos über Umsatz, Kosten, Liquidität, Kunden und Lieferanten stehen auf Knopfdruck bereit. Auch Unterlagen für die Bank sind jederzeit vorhanden. Damit erhält ein Geschäftsführer einen entscheidenden Informationsvorsprung für seine tägliche Arbeit. Wenn also Digitalisierung im Küchenstudio diskutiert wird, sollte man neben der Kunden- und Mitarbeiterbeziehung auch die eigenen Prozesse in Buchführung und Lohnbuchhaltung im Blick behalten. Es lohnt sich.