Steuerfrei feiern: Zur Behandlung von Betriebsveranstaltungen
Ingo Anneken ist seit 2009 Geschäftsführer der SEB Steuerberatung. Gemeinsam mit seinen Kollegen unterstützt er die Kunden über die klassische Steuerberatung hinaus hinsichtlich einer Vielzahl an betriebswirtschaftlichen Fragen – von der Rechtsformoptimierung bis hin zur Existenzgründung. Zudem ist er Fachberater für Unternehmensnachfolge (DStV e.V.). Foto: SEB
Feiern im Firmenumfeld gibt es seit jeher. Ob es das Betriebsjubiläum oder die Weihnachtsfeier ist – ungezwungenes Zusammensein bei Speis, Trank und sonstiger Unterhaltung fördert den Zusammenhalt unter den Kollegen und verbessert das Betriebsklima. Gerade heute in Zeiten, in denen von einem Arbeitnehmermarkt gesprochen wird, und die Work-Life-Balance immer wichtiger wird, sind Arbeitgeber gut beraten, von Zeit zu Zeit seine Mitarbeiter zusammenzubringen, ohne dass es um Zahlen, Kunden, Zuwächse oder Strategien geht. Wie in so vielen Bereichen des Lebens gibt es aber auch hier eine steuerliche Ebene – und die ist (wie ebenfalls in vielen Bereichen des Lebens) recht kompliziert. Immerhin: Im Jahr 2015 hat der Gesetzgeber normiert, unter welchen Bedingungen eine Betriebsveranstaltung vorliegt und welche steuerlichen Regelungen bezüglich des anzurechnenden Arbeitslohnes gelten.
Eine lupenreine Betriebsveranstaltung
Seit dem 1. Januar 2015 können Aufwendungen von bis zu 110 Euro pro Betriebsfeier und Arbeitnehmer steuerfrei getätigt werden. Damit diese Regelung Geltung entfaltet, muss es sich bei der Feier um eine Firmenfeier handeln – und das ist der Fall, wenn „eine Veranstaltung auf betrieblicher Ebene mit gesellschaftlichem Charakter“ vorliegt. Auch dazu, wann das der Fall ist, gibt es Hinweise: Die Veranstaltung muss allen Arbeitnehmern offenstehen. Das kann allerdings auch eine Abteilung sein oder ein begrenzter Teilnehmerkreis – solange dieser nicht gegenüber den anderen Arbeitnehmern bevorzugt wird.
Welche Aufwendungen sind steuerfrei?
Sind die Voraussetzungen für eine solche Feier gegeben, kann jeder Arbeitnehmer steuerfreie Zuwendungen von insgesamt bis zu 110 Euro pro Betriebsfeier erhalten. Was in diesen Betrag einfließt, fasst die Finanzverwaltung in einem nicht abschließenden Katalog zusammen. Speisen, Getränke und Tabakwaren gehören ebenso dazu wie Musik, Eintrittskarten für kulturelle oder sportliche Veranstaltungen. Auch Geschenke und Aufwendungen für den äußeren Rahmen, z.B. für Räume oder Beleuchtung, fallen in die Zuwendungsliste. Wichtig: Die Umsatzsteuer ist stets Teil der Zuwendungen. Und ebenfalls wichtig: Die steuerliche Begünstigung gilt nur für die Teilnahme an zwei Betriebsfeiern pro Jahr. Wie wird nun die Zuwendung berechnet? Eigentlich ganz naheliegend: Die oben skizzierten Kosten werden addiert und auf alle anwesenden Teilnehmer verteilt. Hat das Sommerfest mit 95 Teilnehmern also beispielsweise 10.000 Euro inklusive Umsatzsteuer gekostet, teilt man den Gesamtbetrag durch 95. In diesem Beispiel hätte also jeder Teilnehmer eine steuerfreie Zuwendung von 105 Euro erhalten. Liegt die Zuwendung über 110 Euro wird der überschießende Teil als steuerpflichtiger geldwerter Vorteil gewertet und kann vom Arbeitgeber pauschal mit 25 Prozent abgegolten werden. Sind bei der Veranstaltung Begleitpersonen dabei, wird genauso vorgegangen wie oben skizziert. Der Anteil der Begleitung wird anschließend dem begleiteten Arbeitnehmer zugerechnet.
Wenn keine lupenreine Betriebsveranstaltung vorliegt
So weit, so klar. Schwierig wird es, wie immer im Steuerrecht, wenn Grenzfälle vorliegen. Was ist, wenn der Chef neben den Arbeitnehmern noch Geschäftspartner einlädt? Wie ist es zu werten, wenn ein angestellter Geschäftsführer seinen 60. Geburtstag feiert und dazu neben Familie und Freunden auch Arbeitskollegen und Geschäftspartner einlädt? Eine Feier aus betrieblichem Anlass könnte zum Beispiel in ersterem Fall vorliegen. Man spricht dann auch von einer gemischt veranlassten Veranstaltung, die Elemente einer Betriebsveranstaltung und Elemente einer sonstigen betrieblichen Veranstaltung zeigt. Diese Fälle sind nach allgemeinem Steuerrecht zu behandeln. Nehmen an der Veranstaltung auch Personen aus dem privaten Umfeld des Veranstalters teil, fallen diese Kosten in die Privatsphäre des Gastgebers. Ist die Feier gemischt, wie der oben skizzierte 60. Geburtstag, kann der Veranstalter unter Umständen die Kosten für die Mitarbeiter und Geschäftsfreunde als Werbekosten absetzen. Feiern aus betrieblichem Anlass und ihre Mischformen haben also den großen Nachteil, dass sie sich steuerrechtlich auf sehr schwammigem Terrain bewegen – und der konkrete Fall meist nur anhand vergleichender Kriterien beurteilt werden kann. Letztlich hilft also im Zweifelsfall meist nur eins: der Gang zum Steuerberater.
Welche Kosten fallen unter Aufwendungen für eine Betriebsfeier?
- Speisen und Getränke
- Fahrt- und Übernachtungskosten
- Eintrittskarten und Musik
- Geschenke anlässlich der Feier
- Kosten für den äußeren Rahmen der Veranstaltung
Wie werden die Kosten pro steuerpflichtigem Teilnehmer ermittelt?
- Gesamtaufwand ermitteln
- Summe durch anwesende Personen (auch Begleitpersonen wie Ehepartner) teilen
- Ergebnis: Kosten pro anwesende Person (ggf.: Kosten pro Begleitpersonen addieren)
Geschenke für Geschäftsfreunde
Wenn Geschäftsfreunde an einer Feier teilnehmen, können Kosten bis 35 Euro ein Geschenk sein und in diesem Rahmen als Betriebsausgaben behandelt werden. Wenn die Kosten 35 Euro übersteigen, sind sie aus den Betriebsausgaben auszuscheiden und beim Empfänger zu besteuern. Aus Vereinfachungsgründen kann diese Besteuerung beim Geschäftsfreund durch eine Pauschalbesteuerung beim Betrieb in Höhe von 30 % ersetzt werden. Dies hat auch den Vorteil, dass dem Geschäftsfreund die Kosten für die Veranstaltung nicht mitgeteilt werden müssen.