Den digitalen Neustart vollzogen
Blick in den Showroom des Direktvermarkters alma Küchen. Foto: alma Küchen
Seit über 50 Jahren bietet die Firma alma einen Full Service von der Beratung über die Produktion bis zum Aufbau der Küche. In inzwischen 15 Küchenstudios in Nordrhein-Westfalen arbeiten etwa 190 Mitarbeitende standortübergreifend zusammen. Als Andreas Kauling mit zwei Kollegen 2021 die Geschäftsführung in Ahaus übernahm, stand die Digitalisierung der Geschäftsprozesse ganz oben auf der Agenda. Um die Wettbewerbsfähigkeit zu stärken, sollten durchgängige digitale Abläufe und eine vernetzte Zusammenarbeit ermöglicht werden. 2021 war das Unternehmen noch weit davon entfernt. Die vorwiegend papierbasierten Abläufe fraßen Zeit und Ressourcen und hemmten den Informationsfluss. Die Zusammenarbeit zwischen den einzelnen Abteilungen und Küchenstudios war aufwendig. Ein weiteres Manko war die veraltete Telefonie, die die Erreichbarkeit, ein kritisches Element im Verkaufsprozess, stark beeinträchtigte.
Digitaler Neustart mit netgo
Um die Herausforderungen zu meistern, suchte alma die Unterstützung von netgo. Ziel war es, mit einem sogenannten „Modern Workplace“ die Unternehmensstrukturen zu optimieren, was eine leistungsfähige IT-Infrastruktur, passende Anwendungen und Endgeräte sowie einen kompetenten Partner erforderte. netgos Expertise und Man Power, die eine schnelle Implementierung ermöglichen, waren ein wichtiger Faktor bei der Auswahl des Digitalisierungspartners. alma stand zu Beginn des Projektes unter Zeitdruck – die alte Telefonanlage war bereits gekündigt. So wurden gleich mehrere Teilbereiche gleichzeitig erneuert. Die Wahl der Plattform für den „Modern Workplace“ fiel auf Microsoft 365.
Rollenbasierte Zugriffsrechte
Das „Modern-Workplace“-Team implementierte mit hoher Geschwindigkeit zentrale Anwendungen wie Teams und Telefonie und richtete für alle Mitarbeitenden einen Teams-Account sowie rollenbasierte Zugriffsrechte ein. Zeitgleich hob netgo die IT-Infrastruktur in puncto Sicherheit, Verfügbarkeit und Stabilität auf ein zukunftssicheres Level. Dazu wurde unter anderem die Systemlandschaft aufgeräumt und aktualisiert, eine VPN-Firewall für eine sichere Standortvernetzung installiert und durch eine leistungsfähige Netzwerktechnik die WLAN-Abdeckung und der Datendurchsatz optimiert. Die NAS-Boxen in den 14 Küchenstudios wurden durch SharePoint als zentrale Datenablage abgelöst, was nicht nur Hardware einspart, sondern auch die aufwändige Datensynchronisation obsolet macht. Flankierend stattete alma Küchen alle Arbeitsplätze mit ergonomischen Möbeln und mobilen Endgeräten aus. Dank der Zusammenarbeit mit den erfahrenen Expertinnen und Experten von netgo war die Umsetzung innerhalb weniger Wochen abgeschlossen. „Das war ein großes Glück für uns. Denn kurz nach dem Go-Live kam der Lockdown und wir waren voll handlungsfähig, weil viele Kollegen im Homeoffice arbeiten konnten“, berichtet Kauling.
Verbesserte Zusammenarbeit und Produktivität
Durch die Modernisierung hat alma eigenen Angaben zufolge erhebliche Produktivitätssteigerungen erzielt. Alle Mitarbeitenden – in den Küchenstudios, in der Verwaltung, Produktion und Montage – haben nun einen Microsoft-Teams-Account und können sich schnell und standortunabhängig miteinander austauschen. Unklarheiten oder Aufgaben lassen sich adhoc per Chat oder Videobesprechung zügig klären. So laden etwa Monteure auf der Baustelle oder bei der Kundschaft per Smartphone Bilder in SharePoint hoch, um in Rücksprache mit der Produktion die beste Lösung zu finden.
Zukunftsfähigkeit durch digitalen Wandel
Für das Unternehmen steht fest: „Die Einführung des ‚Modern Workplace‘ zeigt, was eine fortschrittliche IT-Infrastruktur und digitale Werkzeuge für Unternehmen in der Küchenplanungsbranche leisten können.“ Für alma bedeutet dieser Schritt nicht nur eine Verbesserung der internen Abläufe und der Produktivität, sondern auch eine Erweiterung des Service-Angebots und eine signifikante Steigerung der Kundenzufriedenheit. So konnte der Küchenanbieter in einem herausfordernden Marktumfeld nicht nur bestehen, sondern auch weiter wachsen und in neue Märkte expandieren.