Vorsicht bei Bareinnahmen

In den Finanz- und Strafverfolgungsbehörden hat Bargeld einen schlechten Ruf – und der kommt nicht von ungefähr. Anders als bei digitalem Zahlungsverkehr lassen sich mit Bargeld der Geldfluss und die tatsächlichen Hintergründe von Geschäften deutlich leichter verschleiern. Bareinnahmen werden von den Behörden pauschal mit Misstrauen betrachtet und sind deswegen gesetzlich reguliert, um Missbrauch zum Beispiel durch das organisierte Verbrechen, internationalen Terrorismus oder durch Steuerhinterziehung vorzubeugen.
Gleichzeitig ist im Einzelhandel Bargeld immer noch ein weit verbreitetes Zahlungsmittel und auch der Küchenhandel hat gelegentlich mit Kunden zu tun, die ihren Küchenkauf ganz oder teilweise in bar abwickeln wollen. Deswegen ist es wichtig, die gesetzlichen Bestimmungen im Einzelnen zu kennen. So können Küchenstudio-Betreiber Schaden durch Verdachtsmomente abwenden und müssen im Fall von Betriebsprüfungen keine Diskussionen oder Strafschätzungen fürchten.

Lückenlose Nachvollziehbarkeit sicherstellen
Wenn es bei Unternehmen um Bareinnahmen und -ausgaben geht, muss die Aufzeichnung des Geldflusses täglich erfolgen, im Unterschied zur Buchhaltung und elektronischen Buchungen, die in der Regel mit Ablauf des Folgemonats festgeschrieben werden müssen. Geht es um Bargeld, muss die Kassenführung täglich aufgezeichnet und am Ende des Tages eine Unveränderbarkeit hergestellt werden. Das heißt, eventuelle Korrekturen von Fehleintragungen durch beispielsweise menschliches Versagen müssen danach ersichtlich sein. Beispiel: Es hat einen Schreibfehler gegeben. Bei der Eintragung selbst kann dieser noch am selben Tag korrigiert, der richtige Bestand ermittelt und danach festgeschrieben werden. Wird der Schreibfehler erst am nächsten Tag festgestellt, muss dieser durch eine Aufschreibung im Plus oder Minus ganz offensichtlich und nachvollziehbar korrigiert werden. Sofern elektronische Kassensysteme mit einer „Technischen Sicherheitseinrichtung“ (TSE) ausgestattet sind, sorgt dieses dafür, dass alle Kassenvorgänge lückenlos und unveränderbar aufgezeichnet werden.

Neue Anforderungen an elektronische Kassensysteme
Und auch an diese gibt es neue Anforderungen. Ab Mitte 2025 sollen Küchenstudios die TSE ihrer Kassensystem elektronisch via Elster und die ERiC-Schnittstelle beim Finanzamt anmelden. Die Verpflichtung dazu wurde bereits deutlich früher festgeschrieben: Seit Januar 2020 müssen nämlich alle elektronischen Kassensysteme in Deutschland den Anforderungen der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) entsprechen. Dazu gehört unter anderem die Pflicht zur Verwendung einer TSE, die Manipulationen verhindern soll. Zudem müssen die Kassendaten jederzeit digital exportierbar und aufbewahrbar sein. Doch es dauerte, bis die Voraussetzungen für eine elektronische Übermittlungsmöglichkeit geschaffen wurden. Nun sind sie da – und damit gilt: Vor dem 1. Juli 2025 angeschaffte elektronische Aufzeichnungssysteme sind den Finanzbehörden bis zum 31. Juli 2025 mitzuteilen. Wer sich nach dem 1. Juli ein solches System anschafft, hat dann genau einen Monat für die Anmeldung.

Probleme bei der Steuerprüfung vermeiden
Wie zuvor erwähnt: Bargeldbeträge stehen unter besonderer Beobachtung der Steuerbehörden: Sollten Unregelmäßigkeiten in der Dokumentation auffallen, kann das Finanzamt die Umsätze schätzen, was zu erheblichen Steuernachzahlungen führen kann. Und nicht nur das: Unzureichende oder fehlerhafte Angaben können unter Umständen sogar strafrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen. Daher ist es wichtig, bei Bargeschäften jede Transaktion sorgfältig zu dokumentieren und die gesetzlichen Vorschriften besonders penibel einzuhalten – oder eben Barzahlungen von vornherein zu vermeiden.

Sensibel sein für eventuelle Geldwäsche
Apropos strafrechtliche Konsequenzen: Noch ein Gesetzesfeld gilt es im Falle von Barzahlungen zu berücksichtigen. Denn auch das Geldwäschegesetz macht vor dem Küchenhandel nicht Halt: Es gibt in Deutschland zwar (noch) keine festgelegte Obergrenze für Barzahlungen. Doch um Terrorismus und Geldwäsche entgegenzutreten, muss nach § 10 Abs. 6 GwG bei einer Bargeldzahlung von 10.000 Euro und mehr die Identität des Kunden überprüft werden. Sollte ein Kunde dem Küchenhändler verdächtig erscheinen, etwa weil er den Identitätsnachweis verweigert oder ungewöhnlich nervös wirkt, muss der Händler der zuständigen Behörde eine elektronische Verdachtsmeldung erstatten.

www.seb-steuerberatung.de

Strategien zur Problemvermeidung

• Bareinnahmen möglichst minimieren, indem Kunden per Kreditkarte oder per Überweisung (evtl. vor Auslieferung) bezahlen.
• Kasseneintragungen täglich vornehmen. In der Regel kann das Finanzamt nachvollziehen, wenn die Eintragungen wöchentlich oder sogar monatlich gemacht werden.
• Kassenprogramm so einstellen, dass bei Verlassen des Programms automatisch festgeschrieben wird.
• Das elektronische Kassensystem ab 01.01.2025 per Elster ans Finanzamt melden.
• Bei Küchen mit einer Auftragssumme über 10.000,00 € eine Kopie des Personalausweises mit in die Kundenakte nehmen.