Jetzt auf die E-Rechnung vorbereiten

Die Digitalisierung macht auch vor dem Rechnungswesen nicht halt. Wer bisher Aktenordner um Aktenordner mit ausgedruckten Papierrechnungen gefüllt hat, wird sich in der Zukunft umstellen müssen, den ab dem 1. Januar 2025 macht der Gesetzgeber Ernst. Mit dem Jahreswechsel treten grundlegende Änderungen im Bereich der Rechnungsstellung in Kraft, die auch den Küchenhandel vor eine neue Herausforderung stellen. Denn: Wer seine Buchhaltung bisher konventionell erledigt, muss handeln – und im Zuge der Digitalisierung seiner Prozesse darauf achten, dass sein zukünftiges System den Anforderungen der Steuerbehörden gerecht wird. Wer das nicht tut, läuft Gefahr, bei Schätzungen höhere Steuern abführen zu müssen, als es eigentlich notwendig wäre. Um sich zu entlasten, hilft nämlich zumeist nur eine im Rahmen der rechtlichen Anforderungen ordnungsgemäße Buchführung.

Welche Anforderungen gelten ab 2025?
Mit dem Jahreswechsel müssen alle in Deutschland ansässigen Unternehmen, die umsatzsteuerpflichtige Leistungen im Geschäftskunden-Bereich (B2B) erbringen, in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Für die Verpflichtung zum Versand von E-Rechnungen hingegen gelten Übergangsregelungen: Bis Ende 2026 können Unternehmen weiterhin Papierrechnungen oder nicht-strukturierte Formate wie PDFs senden, sofern der Empfänger zustimmt. Ab 2027 wird es für größere Unternehmen mit einem Jahresumsatz von über 800.000 Euro verpflichtend, E-Rechnungen zu versenden. Für kleinere Unternehmen wird diese Pflicht spätestens ab 2028 eingeführt. Für Privatkunden (B2C) und Unternehmen im Ausland bleibt die Umstellung auf die E-Rechnung freiwillig.

Was ist eine E-Rechnung?
Wer nun glaubt, dass er seine Word-Dokumente oder PDFs versenden kann und so der Anforderung des Gesetzgebers genügt, liegt falsch. Eine E-Rechnung ist mehr als nur eine digitale Kopie einer herkömmlichen Rechnung. Sie wird in einem strukturierten elektronischen Format erstellt, das maschinell lesbar ist. Eine einfache PDF-Datei erfüllt diese Anforderungen nicht, da sie wie auch JPGs ein Bild darstellt. Es gibt zwei Hauptformate für E-Rechnungen: Die XRechnung: Ein strukturiertes, maschinenlesbares Format (XML), das vor allem für die Kommunikation mit öffentlichen Auftraggebern entwickelt wurde. ZUGFeRD ist ein hybrides Format, das sowohl maschinenlesbare XML-Daten als auch ein menschenlesbares PDF enthält. Beide Formate ermöglichen es, Rechnungsdaten direkt in digitale Systeme zu integrieren, wodurch manuelle Eingaben und potenzielle Fehler reduziert werden.

Was Unternehmen nun tun sollten
Um die neuen Anforderungen zu erfüllen, müssen Unternehmen ihre bestehenden ERP- und Buchhaltungssysteme anpassen, damit die Verarbeitung elektronischer Formate gewährleistet ist. E-Rechnungen müssen also empfangen, abgelegt und in den Rechnungskontrolllauf integriert werden können. Selbst wenn ein Küchenstudio nicht verpflichtet ist, seine Rechnungen im E-Format zu versenden, wird es E-Rechnungen größerer Unternehmen bekommen – und ist verpflichtet, diese ordnungsgemäß in die eigene Buchführung zu integrieren und über die bekannten Fristen aufzubewahren. Wenn nun diese Verpflichtung ohnehin besteht, empfiehlt es sich, auch die Ausgangsrechnungen auf E-Systeme umzustellen. Es ist schließlich deutlich einfacher, ein System zu pflegen als zwischen zwei Systemen (analog und digital) hin- und herzuwechseln. Darüber hinaus ist es ratsam, eine separate E-Mail-Adresse für den Rechnungsverkehr einzurichten, um die neuen Prozesse effizient zu gestalten. Auch die Verfahrensdokumentation sollte in diesem Hinblick angepasst werden. Existiert keine solche Dokumentation, sollte sie zeitnah erstellt werden, damit die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung eingehalten werden. Und zuletzt sollten die Mitarbeiter geschult werden, damit der Übergang zu den neuen Formaten und Prozessen möglichst reibungslos verläuft.

Von Papierbergen zu digitaler Effizienz
Fehlerreduktion, mehr Möglichkeit zur Automatisierung – damit sind schon zwei Vorteile genannt. Die Einführung der E-Rechnung bringt nämlich durchaus Positives mit sich: Bisher war das Rechnungswesen in vielen Unternehmen von Papier geprägt. Steuerrelevante Dokumente mussten über Jahre platzintensiv archiviert werden. Der Versand von Papierrechnungen – vom Drucken bis hin zum Porto – war nicht nur teuer, sondern auch zeitaufwendig. Im Vergleich dazu bringt die E-Rechnung mehr Effizienz. Sämtliche Rechnungen können digital archiviert werden, was nicht nur den Papierverbrauch reduziert, sondern auch die Suche und Verarbeitung vereinfacht. Eine gesamte Buchhaltung könnte künftig auf einem USB-Stick gespeichert werden. Und sie kann ohne Systembruch in die Systeme der Unternehmen überführt werden. Das beschleunigt den Rechnungslauf und minimiert Fehlerquellen. Die Umstellung kann langfristig noch mehr Vorteile mit sich bringen: Die digitale Kundenakte beinhaltet dann alle relevanten Dateien zu einem Kundenkontakt: von der Planung über das Rechnungswesen bis hin zu konkreten Anweisungen zur Montage. So verhält es sich mit der E-Rechnung ähnlich wie bei vielen Digitalisierungsthemen: Aller Anfang ist schwer, ist er erst gemacht, wird die Arbeit aber durchaus einfacher.

www.seb-steuerberatung.de

Übergangsfristen für den Versand von E-Rechnung im B2B-Bereich
2025 bis 2026    
Unternehmen dürfen weiterhin Papierrechnungen oder PDFs senden, solange der Empfänger zustimmt.

2027 bis 2028   
Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von unter 800.000 Euro dürfen weiterhin Papierrechnungen oder PDFs senden, solange der Empfänger zustimmt.

Ab 2028   
Alle Unternehmen im B2B-Bereich müssen E-Rechnungen verwenden.